Personvernerklæring

Oppdatert juni 2024

HELP Forsikring AS tilbyr advokattjenester gjennom forsikringsordninger. For at vi skal kunne tilby forsikringer og behandle skadesaker gjennom advokathjelp, trenger vi å behandle personopplysninger. Her forklarer vi hvordan vi samler inn og bruker opplysninger om deg, beskriver rettighetene dine og hvordan du kan ivareta dem.

 

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til deg som person. Eksempler på personopplysninger kan være fødselsnummer, adresse, telefonnummer og lignende. Slike opplysninger er nødvendige for at vi skal kunne tilby deg advokathjelp, og betjene deg som kunde.

For å behandle særlige kategorier av personopplysninger, ofte omtalt som sensitive personopplysninger, kreves et sterkere rettslig grunnlag enn ellers. For å behandle denne type personopplysninger må vi ha ekstra tydelige grunner.

 

Hva betyr behandling av personopplysninger?

Alt som gjøres av innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpassing, endring, bruk, overføring eller sletting av personopplysninger, er ulike eksempler på behandling.

 

Behandlingsgrunnlag

For at behandlingen av personopplysninger skal være lovlig, må den være basert på et rettslig grunnlag, som kalles behandlingsgrunnlag. Ulike behandlingsgrunnlag er beskrevet i personopplysningsloven. De som er mest relevante for HELP er:

• at det er nødvendig for å oppfylle en avtale med den personen personopplysningene gjelder for
• at det er gitt samtykke fra den personen personopplysningene gjelder for
• at det er nødvendig for å overholde lover og regler
• at vi har en berettiget interesse i behandlingen

 

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som er ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger, og bestemmer hvordan virksomheten behandler personopplysninger. Behandlingsansvarlig er også ansvarlig for å sikre at krav til internkontroll og informasjonssikkerhet er etablert, som er tiltak for å oppfylle personvernreglene.

Den juridiske enheten som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine er HELP Forsikring AS, Essendrops gate 3, 0368 Oslo, organisasjonsnummer 981 877 888. Kontaktadresse er: HELP Forsikring AS, Postboks 1870 Vika, 0124 Oslo.

 

Behandling av sensitive personopplysninger

HELP behandler noen kategorier av sensitive personopplysninger, dette er i hovedsak fagforeningsmedlemskap og i visse tilfeller helseopplysninger.

Fagforeningsmedlemskap

Flere av våre kunder har tilbud om advokatforsikring som en medlemsfordel gjennom sitt fagforeningsmedlemskap. Fagforeningsmedlemskap regnes som en særlig kategori av personopplysning i personopplysningsloven, og det foreligger derfor særlige krav for behandling av slike opplysninger utover ordinært behandlingsgrunnlag.

Det rettslige grunnlaget for at HELP kan behandle opplysningen om fagforeningsmedlemskap, er at behandlingen av denne opplysningen er nødvendig for å gi medlemmet rett på fordelen som følger av deres medlemskap i fagforeningen. Vi deler aldri opplysninger om ditt fagforeningsmedlemskap med tredjeparter uten ditt samtykke.

Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle opplysninger om ditt fagforeningsmedlemskap kan du kontakte HELP Forsikring direkte. Dette vil imidlertid medføre at du sier fra deg medlemsfordelen.

Helseopplysninger

HELP behandler i enkelte saker helseopplysninger. I slike tilfeller vil behandlingen være basert på GDPR artikkel 9 (2)(a) «samtykke» og/eller GDPR artikkel 9 (2)(f) dersom opplysningene er nødvendige «for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav».

 

Hvorfor og hvordan behandler vi dine personopplysninger?

HELP behandler personopplysninger til flere formål. Nedenfor kan du lese mer om dette.

Kundeadministrasjon og gjennomføring av produkt- og tjenesteavtaler

Hovedformålet med behandling av personopplysninger er å samle inn, kontrollere og behandle personopplysninger i forbindelse med avtale om produkt- og tjenesteavtaler. Når avtalen løper behandler vi dine personopplysninger for å dokumentere, administrere og gjennomføre oppgaver slik at vi kan levere tjenester i henhold til avtale.

Videre behandler vi dine personopplysninger for å ivareta kundeforholdet. Kundene våre er registrert i et kunderegister og vi kommuniserer med deg om endringer i produkter, vilkår og tjenester, samt for å gi deg annen relevant informasjon. Vi behandler også personopplysninger i forbindelse med fakturering og gjennomføring av avtalene vi har med deg.

Behandlingsgrunnlaget for dette er å oppfylle avtalen vi har med deg, jfr. GDPR artikkel 6(1)(b), og vår berettigede interesse i å administrere kundeforholdet ditt. Hvis det er nødvendig å behandle særlige kategorier av personopplysninger, spør vi om ditt samtykke eller behandler personopplysninger basert på rettslige forpliktelser.

Behandling av henvendelser

Når vi får henvendelser fra deg, bruker vi opplysninger om deg for å besvare din henvendelse. Dette kan eksempelvis være spørsmål om våre produkter og tjenester, og gjelder uavhengig av hvilken kanal du benytter.

HELP har en berettiget interesse for å kunne gi god informasjon og gi deg svar på de spørsmål du måtte ha.

Skaderegistrering, behandling og oppgjør

Vi benytter kun de personopplysningene som trengs for å håndtere forsikringskrav og skader som er meldt inn under din forsikringsavtale, samt nødvendige personopplysninger for å bistå med kontrakter du initierer på min side. Når vi behandler en skadesak eller bistår med utarbeidelse av kontrakter samler vi kun inn nødvendige personopplysninger.

HELP behandler personopplysninger i forbindelse med registrering av saker knyttet til forsikringen. Behandlingen er begrunnet i oppfyllelse av forsikringsavtalen med deg, jfr. GDPR artikkel 6 (1)(b).

I enkelte saker kan det være nødvendig å behandle særlige kategorier av personopplysninger etter GDPR artikkel 9, eksempelvis helseopplysninger. Behandlingen vil være basert på GDPR artikkel 9 (2)(a) «samtykke» og/eller GDPR artikkel 9 (2)(f) dersom opplysningene er nødvendige «for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav».

I saker hvor det foreligger potensielle interessekonflikter vil den aktuelle sak overføres til advokatfirmaer HELP har samarbeidsavtale med.

HELP vil kunne motta personopplysninger om andre enn våre kunder i forbindelse med saksbehandling. Dette kan være personopplysninger som gjelder motparter, advokater og andre involverte i sakene. Denne behandlingen er basert på HELPs legitime behov i å ha tilgjengelig dokumentasjon for å fastsette eller forsvare et rettskrav, og for å sikre at vår saksbehandling gjøres effektivt og i samsvar med interne rutiner og regler om god advokatskikk. Behandlingen er derfor basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f).

Dersom du er selger av en bolig hvor kjøper har kjøpt boligkjøperforsikring hos HELP, vil HELP også behandle personopplysninger om selger. Disse opplysningene lagres på kundeforholdet til boligkjøper Behandlingen er begrunnet i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6(1)(f). Opplysningene lagres i henhold til lagringstider som oppgitt for kjøper.

HELP vil kun behandle personopplysninger som er nødvendige for saksbehandlingen. Dersom vi mottar opplysninger som ikke er nødvendige for saksbehandlingen vil slike opplysninger slettes.

Kundeoppfølging og markedsføring

HELP bruker personopplysningene du oppgir for å gi deg tilpasset informasjon om våre tjenester og produkter. For å sikre at du får relevant informasjon tilpasser vi kommunikasjonen basert på data vi har om deg.

Som del av vår kundeoppfølging vil vi sende henvendelser om å gjennomføre en frivillig

kundeundersøkelse etter avsluttet skadesak. Henvendelse om kundeundersøkelse vil sendes til e-postadressen vi har registrert på deg eller til oppgitt kontaktperson i saken.

Behandlingen er basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f). Utsendelse skjer kun til eksisterende kunder eller angitte kontaktpersoner etter markedsføringslovgivningen.

Dersom du ikke ønsker å motta henvendelser fra oss om kundeundersøkelser, kan du reservere deg mot slike henvendelser ved å kontakte vårt kundesenter. Du kan i tillegg når som helst velge å ikke motta markedsføring fra oss.

Samarbeidspartnere, leverandører og lignende

Vi bruker personopplysninger til kontaktpersoner i virksomheter HELP samarbeider med. Behandlingen er begrunnet i HELPs legitime behov i å ha kontaktopplysninger på personer hos samarbeidspartnere, samt for effektiv samhandling. Behandlingen er derfor basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f).

HELP oppbevarer også personopplysninger om ansatte i foretak som formidler forsikringer på vegne av HELP. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse i henhold til forsikringsformidlingsloven.

Rekruttering

HELP behandler personopplysninger om kandidater som er i en rekrutteringsprosess med HELP. I tillegg til informasjon kandidaten deler med HELP, vil det behandles opplysninger i intervjureferater og samtaler med referansepersoner. I forbindelse med rekrutteringsprosessen er behandlingen begrunnet i at det er nødvendig for å inngå en mulig arbeidsavtale, jfr. GDPR artikkel 6 (1)(b). Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt GDPR artikkel 9 (2)(b).

Statistikk, analyse og rapporter

Vi bruker personopplysninger til å gjennomføre analyser og utarbeide statistikk for blant annet å vurdere risiko, kapitalforhold og lønnsomhet, sette korrekte priser og tariffer, og for å avgjøre behovet for å utvikle nye eller eksisterende produkter og tjenester. For å oppfylle dette formålet gjenbruker vi, i noen tilfeller, personopplysninger som er innhentet til andre formål dersom så lenge det er forenlig med det nye formålet.

Behandlingsgrunnlaget for dette kan både være rettslige forpliktelser som følger av virksomhetslovgivningen og berettigede interesse i å bruke personopplysninger for å få innsikt som er nødvendig for å styre virksomheten.

Oppfylle rettslige forpliktelser

Vi må behandle personopplysninger for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til lov, forskrifter eller myndighetsbeslutninger. Det kan blant annet være tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering, sanksjoner, bokføringskrav, skatterapportering, rettslige pålegg og rapportering til offentlige myndigheter.

Behandlingsgrunnlaget for dette er å oppfylle de rettslige forpliktelsene som påhviler virksomheten.

Forebygging og utredning av straffbare handlinger

Vi behandler personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger mot HELP. I den forbindelse er vi forpliktet til å innhente opplysninger og utlevere opplysninger til andre finansforetak og offentlig myndigheter, eksempelvis Økokrim, ved mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering. Etter hvitvaskingsloven og personopplysningsloven har du ikke krav på innsyn om disse opplysningene. Opplysningene lagres i tråd med krav i hvitvaskingsloven.

Behandlingsgrunnlaget for dette kan både være oppfyllelse av en rettslig forpliktelse og vår berettigede interesse i å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger mot HELP.

Informasjonssikkerhet og fysisk sikkerhet

Det er nødvendig for oss å behandle personopplysninger for å sikre dine og HELPs verdier. Dette gjøres for eksempel gjennom tilgangsstyring til systemer, logging på servere og systemer, drift av teknisk infrastruktur, brannmurer og adgangskontroll og kameraovervåking.

Eksempelvis vil du registreres i resepsjonen dersom du besøker våre kontorlokaler og besøket meldes per SMS til den ansatte du skal besøke. Behandlingen er basert på HELPs behov for å ha oversikt over besøkende til våre kontorlokaler, og er derfor grunnet på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f).

Behandlingsgrunnlaget for dette kan være både avtaleforpliktelser, oppfyllelse av rettslig forpliktelse og HELPs berettigede interesse i å ivareta dine og våre verdier.

Tilpassing av innhold på nettsider (informasjonskapsler)

HELP bruker personopplysninger for å kunne gi deg en bedre brukeropplevelse og sikre at innholdet som vises er relevant for deg. Vi tilpasser dette innholdet basert på dine interesser og adferd, enten du er innlogget eller ikke, ofte ved hjelp av informasjonskapsler (cookies).

Behandlingsgrunnlag for tilpassing av innhold på nettsider er samtykke. Du kan tilpasse samtykket ditt i cookie-innstillingene. Velg "Endre cookieinnstillinger" nederst til venstre på siden.

Klagebehandling, regresskrav, rettslige prosesser og mer

Vi behandler personopplysninger for å fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettskrav, for eksempel i forbindelse med behandling av klager, regresskrav og rettslige prosesser. Behandlingsgrunnlaget for dette er HELPs rett til å forsvare rettskrav. For å ivareta dette formålet kan vi også behandle særlige kategorier av personopplysninger uten samtykke.

Gjenbruk av personopplysninger

Personopplysninger som innhentes til et avtalt formål, kan i noen tilfeller gjenbrukes til et nytt formål dersom det er forenlig med det nye formålet. Det er behandlingsgrunnlagene berettiget interesse eller rettslig forpliktelse som benyttes i de tilfellene.

 

Kategorier av opplysninger

Vi behandler ulike typer personopplysninger om deg avhengig av hvilket forhold du har til HELP og hvilke produkter og tjenester du har.

Vi har gruppert personopplysningene vi behandler i følgende kategorier:

• Identifikasjonsinformasjon, som for eksempel fødselsnummer, andre identifikasjonsnummer som er utstedt av offentlig myndighet og kopi av identifikasjonsdokumenter og liknende.
• Kontaktinformasjon og annen generell informasjon, som for eksempel navn, telefonnummer, e-postadresser, postadresse, familiestatus, fødselsdato, utdanningsbakgrunn og liknende.
• Finansiell informasjon og opplysninger om forsikringsobjekt, som for eksempel type avtale, eiendeler, eiendommer og liknende.
• Lovpålagte opplysninger, som for eksempel skattemessig hjemsted, utenlandsk skatteregistreringsnummer, opplysninger i forbindelse med arbeid mot hvitvasking og liknende.
• Særlige kategorier av opplysninger, som for eksempel helseopplysninger og fagforeningsmedlemskap.

HELP innhenter som regel opplysningene direkte fra deg. I tillegg mottar vi informasjon om fagforeningsmedlemskap direkte fra fagforeningen du er tilknyttet der dette inngår som en medlemsfordel.

Vi informerer deg når vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, eller hvis vi vet at du allerede er kjent med at vi innhenter disse opplysningene.

 

Taushetsplikt

Alle ansatte i HELP har taushetsplikt om informasjon vi mottar i forbindelse med kundeforholdet ditt.

 

Utlevering av personopplysninger

HELP utleverer ikke personopplysningene dine til tredjeparter, unntatt i følgende tilfeller:

• Når det er nødvendig å utlevere disse til domstoler, myndigheter eller motparter
• Når det er enighet mellom HELP og kunden om å dele opplysningene 
• Når det er nødvendig for å kunne ivareta dine interesser i forbindelse med en konkret sak overfor tredjepart
• Når det er nødvendig for å overholde en lovbestemt plikt eller for å overholde vedtak fra myndigheter eller domstol
• Når det er inngått avtale med en tjenesteleverandør for å kunne utføre oppdrag på våre vegne, eksempelvis til ekstern advokat

Vi er ansvarlige for personvern og sikkerhet for våre kunder og stiller de samme kravene til våre underleverandører som når vi behandler personopplysninger selv.

 

Bruk av databehandlere

For å sikre at personvernet ivaretas hos våre underleverandører er det etablert databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av HELP. Databehandlerne kan kun behandle personopplysningene dine etter instruks fra oss. Vi bruker databehandlere blant annet som leverandører av IKT-tjenester.

 

Mottakere utenfor EU/EØS

Foreløpig benytter HELP ingen tjenesteleverandører eller andre mottakere av personopplysninger som er etablert utenfor EU/EØS.

Dersom dine personopplysninger overføres utenfor EU/EØS vil HELP sørge for at det blir truffet hensiktsmessige tiltak for at personopplysningene dine skal være sikret på et adekvat nivå, slik som Europakommisjonens standardiserte avtaleklausuler, bindende interne selskapsregler eller EU-US Privacy Shield.

 

Lagring av personopplysninger

Personopplysningene dine behandles så lenge det er nødvendig for det formålet de ble samlet inn for. Dette vil si at når formålet er nådd, skal opplysningene om deg slettes, selv om du ikke har bedt om det. Lagringstid og tidspunkt for sletting kan derfor variere fra behandlingsaktivitet til behandlingsaktivitet.

HELP sletter opplysningene av eget tiltak dersom behandlingen er basert på samtykke, og du trekker ditt samtykke til at vi kan behandle opplysningene dine.

 

Dine rettigheter

Du kan kontakte HELP hvis du har spørsmål om vi behandler dine personopplysninger. Dersom HELP behandler dine personopplysninger, har du rett til å få innsyn i opplysningene om deg. Du kan også ha rett til å få endret, slettet og be om begrenset behandling i enkelte tilfeller. Dine rettigheter kan oppsummeres slik:

Innsyn i egne opplysninger:

Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger om deg som behandles. HELP skal også svare på spørsmål knyttet til hvordan vi behandler personopplysninger, utlevering av dine personopplysninger og informasjon om hvem som har tilgang til dine opplysninger. Dette er likevel ikke en ubetinget rettighet, og andre hensyn kan begrunne en begrensning i retten til tilgang.

Korrigering av personopplysninger:

Du kan be HELP om å rette eller supplere opplysninger om deg som er feilaktige eller misvisende. 

Sletting av personopplysninger:

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge du er kunde hos oss. Opplysningene slettes når vi ikke lenger kan ha forpliktelser etter avtalen du har inngått med oss eller annet regelverk. Ved gitte anledninger kan vi slette opplysninger om deg på forespørsel. Hvis du har et spørsmål om sletting av dine personopplysninger, kan du kontakte personvernombudet.

Begrensning av behandling av personopplysninger:

Under visse omstendigheter er HELP pliktig til å begrense behandlingen av personopplysninger dersom du anmoder om det. Personopplysningene som omfattes vil da behandles kun for visse begrensede og lovbestemte formål.

Reservasjon/innsigelser:

Dersom behandlingsgrunnlaget for personopplysningene dine bygger på vår berettigede interesse, kan du motsette deg behandlingen dersom du har spesielle grunner knyttet til din særlige situasjon. Dette gjelder ikke dersom vi kan fremlegge tvingende berettigede grunner for behandlingen. Du har en ubetinget rett til å motsette deg behandling av personopplysningene dine knyttet til direkte markedsføring.

Trekke tilbake samtykke:

Hvis behandlingen av personopplysningene dine er basert på samtykke, har du til enhver tid rett til å trekke tilbake samtykket. At samtykket trekkes tilbake, påvirker ikke lovligheten av hvordan vi brukte personopplysningene dine før det ble trukket tilbake.

Dataportabilitet:

Du har rett til å få utlevert dine personopplysninger som du har gitt til HELP. Opplysningene utleveres i et strukturert og allment anvendelig maskinlesbart format (dataportabilitet). Retten til dataportabilitet skillers seg fra retten til innsyn ved at du kun har rett til personopplysninger som du selv har gitt til oss og som behandles etter visse lovlige behandlingsgrunnlag, eksempelvis for å inngå eller oppfylle avtale med deg.

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger:

Vi ber om at du gir HELP beskjed dersom du mener vi ikke behandler personopplysninger i tråd med personopplysningsloven. Slik henvendelse kan rettes til vårt personvernombud, kontaktinformasjon fremgår nedenfor.

Du har også rett til å klage over vår behandling av personopplysninger til en tilsynsmyndighet. Kontaktinformasjonen til tilsynsmyndigheten fremgår på www.datatilsynet.no.

Dersom du vil benytte deg av dine rettigheter ber vi om at du kontakter oss via kontaktinformasjonen under.

Krav fra registrerte skal besvares kostnadsfritt og innen tretti (30) dager fra vi mottatt tilstrekkelig informasjon for å kunne behandle din henvendelse. Ved behov kan denne perioden forlenges med to (2) måneder, avhengig av kompleksiteten ved henvendelsen og antall henvendelser. I så tilfelle vil du informeres om forlengelsen og årsaken til forsinkelsen.

 

Hendelser

Det kan forekomme at vi gjør en feil i forbindelse med vår behandling av personopplysninger. Disse feilene blir fulgt opp med tiltak og det vurderes om de skal meldes til Datatilsynet. Er det feil i behandlingen av personopplysninger som gir en høy risiko for personopplysningssikkerheten til den registrerte, vil vi kontakte alle berørte.

 

Personvernombud

HELP Forsikring har et eget personvernombud. Ombudet bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler dine personopplysninger, du ønsker å benytte deg av dine rettigheter eller har innspill til oss, kan du ta kontakt med personvernombudet. Vårt personvernombud er Linn Hellum Braathen.

Personvernombudet kan kontaktes på:
E-post: personvern@help.no
Telefon: +47 22 99 99 99

Postadresse:
HELP Forsikring v/personvernombud
Postboks 1870 Vika